お問い合わせ爆速化！AI導入パッケージ｜お客様の声
事務作業に追われる毎日から、家族と過ごす時間が戻ってきました
S株式会社 代表取締役 A様
お客様について
Customer- 業種
- 日本製の産業用部品を中国・台湾の取引先へ輸出する商社。米国向けに日用品（入浴剤など）の輸出も手がけている
- 従業員
- 約10名
- ご依頼の内容
- 受注伝票の整理、輸出向け英語ラベルのチェックと作成
- 導入期間
- 約1か月（ヒアリングから、社内で回るようになるまで）
導入前のお困りごと
Before受注伝票の確認
取引先からの注文は、1件ごとに1つのExcelファイル（受注伝票）で管理していました。入荷予定日は伝票ごとに書き方がそろっておらず、事務の担当者が1件ずつファイルを開いて確かめ、別の表に書き写していました。
英語ラベルの作成
米国向けの商品に貼る英語の成分表示ラベル（A4用紙1枚に44枚分）は、Wordで作っていました。既存のラベルをコピーし、商品名・成分・商品番号を手で書き換える作業
です。 ほかのお困りごと
書き換えの見落としや表記のゆれに気づきにくく、入荷予定を聞かれたときもすぐには答えられませんでした。
Aoi Plusが行ったこと
Solution① 受注伝票の整理
- 01
読み取りと分類
受注伝票のExcelをClaude（AI）が一括で読み取り、入荷予定日の書き方を「日付」「月だけ」「日付以外」「空欄」の4つに分類。
- 02
フォルダ分けの案
入荷予定日ごとのフォルダ分けの案（今回は14フォルダ）を作成し、担当者の承認を得てから次の工程へ。
- 03
承認後にファイルを移動
どのファイルをどこへ移したかを記録に残すため、いつでも元の状態に戻せます。
② 英語ラベルのチェックと作成
- 01
印刷イメージで確認
既存のラベルから印刷イメージを作り、44枚分の文面をClaudeが1枚ずつチェック。
- 02
元のファイルを残して保存
修正版は別の名前で保存し、元のファイルはそのまま保管。
- 03
新しい商品のラベル
JANコード違いの商品は、メーカー公式サイトで全成分を確かめたうえで、既存と同じ形式で作成。
AIに任せきりにせず、要所は担当者が確認・承認する流れを組みました。
導入後の変化
After月約40時間 → 約5時間
受注伝票の確認と英語ラベルの作成にかかる時間
見落としていた誤りを修正
既存のラベルに、ハイフンが半角カタカナになっているなどの表記のゆれ、成分名の誤り、英文法の誤りが見つかり、直すことができました。
メーカー公式の成分と照合
ラベルの着色料の書き方が、メーカー公式の全成分と合っていないことにも気づけました。
入荷予定にすぐ答えられる
伝票が入荷予定日ごとに並ぶので、入荷予定を聞かれてもすぐに答えられるようになりました。
お客様の声
Voice以前は、海外の取引先から届く受注伝票を1件ずつ開いて入荷予定日を確かめたり、輸出向け商品の英語ラベルを作ったりと、細かな事務作業に多くの時間を取られていました。
Aoi PlusさんにAI導入の支援をお願いしてからは、作業の進め方が大きく変わり、社内の作業時間がぐっと減りました。
いちばん変わったのは、私自身の時間の使い方
です。家族と向き合う時間が増え、好きな旅行や料理にもたっぷり時間を使えるようになりました。会社にも私自身にも、余裕が生まれたと感じています。お願いして本当に良かったです。
担当者より
Comment社内にはITツールに慣れていない方も多かったため、最初に「AIが何をして、人が何を確認するのか」をていねいにご説明しました。仕組みと役割を理解していただくところに時間をかけたことで、導入後も社内で無理なく続けていただけています。
※お客様の感想と、担当者の振り返りによる数字です。効果を保証するものではありません。